ACUERDO No. 36
(20 de diciembre de
2018)
“Por el cual se
establece el Manual de Tratamiento de Datos Personales de la Universidad de la
Amazonia”
EL CONSEJO SUPERIOR
DE LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA
En uso de sus
atribuciones legales y estatutarias, y
CONSIDERANDO QUE:
El artículo 69 de la Constitución
Política de Colombia consagra la autonomía universitaria, y los artículos 28,
57 y 65 de la Ley 30 de 1992 establecen la autonomía académica, administrativa
y financiera de la Universidad.
El Estatuto General de la
Universidad de la Amazonia (Acuerdo No. 62 del 29 de noviembre de 2002, emanado
del Consejo Superior), en su artículo 25, literal e) establece como función del
Consejo Superior Universitario: “e) Expedir el Proyecto Educativo Institucional;
modificar y aprobar los estatutos y reglamentos de la Institución, como
manuales de funciones y procedimientos administrativos, en consonancia con las
disposiciones legales y reglamentarias vigentes.”
Con ocasión a la expedición de la
Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales
para la protección de datos personales”, se desarrolló el derecho
constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar
las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o
archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que
se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la
información consagrado en el artículo 20 de la misma.
Mediante el decreto 1377 de 2013
“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” se reglamentó el
procedimiento para facilitar la implementación y cumplimiento relacionados con
la autorización del titular de información para el tratamiento de sus datos
personales, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el
ejercicio de los derechos de los titulares de información, las transferencias
de datos personales y la responsabilidad frente al Tratamiento de datos
personales, este último tema referido a la rendición de cuentas.
El Consejo Superior Universitario
en reunión realizada en la fecha, con el fin de dar cumplimiento a lo
establecida en la normatividad antes reseñada, aprobó el Manual de Tratamiento
de Datos Personales de la Universidad de la Amazonia.
En mérito de lo expuesto,
ACUERDA
ARTÍCULO PRIMERO: ADOPTAR.
Adóptese el Manual de Tratamiento de Datos Personales de la Universidad de la
Amazonia.
ARTÍCULO SEGUNDO: CONTENIDO
DEL MANUAL. A continuación se procede a transcribir el Manual de
Tratamiento de Datos Personales de la Universidad de la Amazonia, cuyo
contenido es el siguiente:
PRESENTACIÓN:
La elaboración del presente
documento tiene como finalidad dar cumplimiento a lo que se estipula en el
literal k) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 el cual indica la necesidad
de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la ley, en especial, para la atención de consultas y
reclamos, para esto el artículo 13 de su decreto reglamentario 1377 de 2012
manifiesta el contenido mínimo que deben tener las políticas de tratamiento de
datos personales.
Mediante los mecanismos que aquí
se dispongan, los titulares de los datos podrán realizar consultas y reclamos
en lo referente al tratamiento de sus datos, todo esto encaminado a la
protección del derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer,
actualizar y modificar la información que se hayan recogido sobre ellas en las
bases de datos de la Universidad de la Amazonia, en desarrollo y cumplimiento
de su objeto social, así como los demás derechos, libertades y garantías
constitucionales referentes al derecho a la intimidad y a la información.
En el presente Manual de
Tratamiento de Datos Personales de la Universidad de la Amazonia se encontraran
los lineamientos legales e institucionales mediante los cuales se realizará la
protección en materia de tratamiento de datos por parte de la Universidad,
también se estipulará la finalidad de los datos recolectados, cuales son los
mecanismos para ejercer derechos, los derechos de los titulares de los datos y
procedimientos internos y externos a los que haya lugar.
IDENTIFICACIÓN:
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN:
UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA, Institución estatal de
educación superior del orden
nacional, creada por la ley 60 de 1982 para contribuir especialmente en el
desarrollo de la región amazónica, está comprometida con la formación integral
de un talento humano idóneo para asumir los retos del tercer milenio a través
de una educación de calidad, amplia y democrática, a nivel de pregrado,
posgrado y continuada, que propicie su fundamentación científica, desarrolle
sus competencias investigativas, estimule su vinculación en la solución de la
problemática regional y nacional y consolide valores que promuevan la ética, la
solidaridad, la convivencia y la justicia social.
DIRECCIÓN: Calle 17 Diagonal 17
con Carrera 3F - Barrio Porvenir. Florencia (Caquetá).
CORREO ELECTRÓNICO:
atencionalciudadano@uniamazonia.edu.co
TELÉFONO DEL RESPONSABLE: Tel:
(+57) 8-4366160
MARCO LEGAL:
Constitución Política, artículo
15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decretos Reglamentarios 1727 de
2009 y 2952 de 2010
Decreto Reglamentario parcial
1377 de 2013
DEFINICIONES:
AUTORIZACIÓN: consentimiento
previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de
datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación
verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el
tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de
la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán
aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento
que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS: conjunto
organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
CAUSAHABIENTE: persona que ha
sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
DATO PERSONAL: cualquier pieza de
información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o
que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.
DATO PÚBLICO: es el dato que no
sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre
otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u
oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza,
los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATOS SENSIBLES: se entiende por
datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el
origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen
los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos
relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
DATOS INDISPENSABLES: se
entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para
llevar a cabo la actividad de educación superior en docencia, investigación y
extensión. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por
los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos
derechos.
DATOS OPCIONALES: son aquellos
datos que la UNIVERSIDAD requiere para ofrecer servicios adicionales en
investigación, docencia, extensión, ofertas laborales, etc.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:
persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con
otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable
del Tratamiento.
LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la
Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen,
complementen o sustituyan.
HABEAS DATA: derecho de cualquier
persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan
recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y
privadas.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con
otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
TITULAR: persona natural cuyos
datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: cualquier operación
o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSFERENCIA: la transferencia
de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de
datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos
personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se
encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: tratamiento de datos
personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del
territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización
de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
ESTUDIANTES: Es estudiante de la
Universidad de la Amazonia, aquella persona que posee matrícula vigente en
cualquiera de los programas académicos o proyectos curriculares propios o en
convenio, a nivel de pregrado o posgrado, conducentes a título.
PROFESORES: Es profesor
universitario quien esté vinculado a la Universidad de la Amazonia y desempeñe
funciones académicas de docencia, investigación, proyección social y las que
determine el Estatuto del Profesor Universitario y normas complementarias.
EGRESADOS: Es egresado de la
Universidad de la Amazonia, la persona que haya obtenido un título en
cualquiera de los programas de formación superior propios o en convenio que
ofrezca la institución
PENSIONADOS: Es pensionado de la
Universidad de la Amazonia, aquella persona que se retira del servicio activo,
una vez cumplidos y reconocidos por la entidad competente, los requisitos de
carácter legal, para tener derecho a la pensión de jubilación o vejez.
PERSONAL ADMINISTRATIVO: Es aquel
integrado por empleados públicos y trabajadores oficiales cuyos cargos figuren
en la Planta de Personal
PROVEEDOR: Organización o persona
que proporciona un producto o servicio. Es proveedor de la Universidad de la
Amazonia toda Persona Natural o Jurídica que por la naturaleza de su actividad
económica y comercial y por el cumplimiento de los requisitos exigidos por la
Institución puede considerarse su inclusión en el Registro de Proveedores.
PRINCIPIOS RECTORES
La Ley 1581 establece en el
artículo 4 que los siguientes principios son rectores del Tratamiento de Datos
Personales:
- Principio
de Legalidad: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada
que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377
de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen.
- Principio
de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales debe obedecer a una
finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser
informada al Titular.
- Principio
de Libertad: El Tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales
no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de
mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio
de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
error.
- Principio
de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a
obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en
cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de
datos que le conciernan.
- Principio
de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que
se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la
ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por
personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles
en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el
acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido
sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
- Principio
de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del
Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas
técnicas, 6 humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio
de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de
datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a
garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su
relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo
realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda
al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la
misma.
BASE DE DATOS: Base de datos en
la que la Universidad de la Amazonia actúa como responsable, toda vez que la
Universidad de la Amazonia recolecta la información y decide sobre su
tratamiento.
La Universidad de la Amazonia
maneja una sola base de datos con información personal, dentro de esta base de
datos podemos encontrar: Datos de Aspirantes y Estudiantes, Datos de
Profesores, Datos de Administrativos, Datos de Proveedores, datos de egresados,
Datos de Pensionados y Datos de registro de peticiones, quejas y reclamos, que
se presentan a continuación:
DATOS DE ESTUDIANTES Y
ASPIRANTES:
Descripción: Esta Base de Datos
se encuentra conforme a los derechos de los estudiantes, al respeto y
confidencialidad de sus datos personales, su conducta, sus registros académicos
y su salud. Así mismo, contiene información personal de inscritos, de estudiantes
admitidos, matriculados, ausentes, desertores, egresados, y de estudiantes
graduados. Estos datos personales, La Universidad de la Amazonia los recolecta
por orden legal y en virtud de su condición de Institución de Educación
Superior.
Contenido: La información
personal contenida en esta Base de Datos, cuya fuente es un sistema de
información, el cual incluye la caracterización de los estudiantes tales como:
datos personales (nombre, documento de identidad, fecha y lugar de nacimiento,
estado civil, género, grupo sanguíneo, y persona de contacto), datos de
contacto (correo electrónico, dirección, barrio, número telefónico y número
celular), datos ocupacionales, datos académicos (Sede y/o Centro regional al
que pertenece, semestre cursado, Programa, prácticas, notas y postulados a
grado)
Esta base de datos también
contiene información de postulados, estudiantes con créditos, estudiantes
ausentes y desertores. Se recolecta información de devolución de matrículas,
créditos, deudas.
Forma de Obtención de los Datos:
La información de los Estudiantes se obtiene desde que realizan el proceso de
inscripción como aspirantes a un determinado programa
académico, la inscripción se
realiza mediante la página de la Universidad www.uniamazonia.edu.co.
Finalidad: La información
contenida en esta base de datos tiene como finalidad identificar, recopilar y
registrar a los futuros estudiantes, inscritos, estudiantes admitidos,
matriculados, ausentes, desertores y graduados con el fin de que la Universidad
de la Amazonia pueda prestar sus servicios de educación superior y otros
servicios de formación y capacitación en el marco de formación para el trabajo
y desarrollo humano.
Así mismo, los datos contenidos
en esta base de datos se recopilan con el fin de mantener actualizada la
información de estudiantes, aspirantes y egresados y poder realizar todos los
procesos y requerimientos que surjan como consecuencia del perfecto funcionamiento
de la institución Universitaria.
Tratamiento: El tratamiento para
los datos personales indispensables de estudiantes admitidos, matriculados,
ausentes, desertores, egresados, y de estudiantes graduados estará enmarcado en
el orden legal y en virtud de la condición de la Universidad como Institución
de Educación Superior, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la
misión institucional.
DATOS ADMINISTRATIVOS:
Descripción: Esta Base de Datos
contiene información de empleados públicos y trabajadores oficiales cuyos
cargos figuren en la Planta de Personal de la Universidad de la Amazonia, como
también de pensionados y personal que hayan estado vinculados laboralmente con
la Institución.
Estos datos personales la
Universidad de la Amazonia los recolecta por orden legal y en virtud de su
condición de Institución de Educación Superior.
Contenido: Esta base de datos
incluye la información necesaria para la relación laboral con el trabajador a
saber: Número de identificación, nombres y apellidos, género, fecha de
nacimiento, teléfonos, dirección de residencia, Cédula de Ciudadanía, ciudad de
residencia, correo electrónico personal e institucional, fondo de pensiones,
EPS, fondo de cesantías, número de personas a cargo, nombres, ingresos y
egresos, información tributaria, datos de la persona a contactar en caso de
emergencia, tipo de vinculación, fecha de inicio y fin del contrato de trabajo,
cargo que ocupa, centro de costo, dependencia, salario, jornada de trabajo, la
sede en la cual trabaja, estudios, información de trabajos anteriores,
embargos, incapacidades médicas, créditos, información de familiares, el número
de cuenta bancaría para nómina, entidad bancaria, ciudad, historia laboral y
académica, experiencia, publicaciones, producción académica, entre otros.
Forma en que se obtienen los
datos: Estos datos se obtienen mediante las hojas de vida y la información
registrada en la Plataforma Chairá.
Finalidad: Los datos contenidos
en esta base de datos se recopilan con el fin de vincular funcionarios y
docentes a la Universidad de la Amazonia, generar reportes, obtener
indicadores, pagar la nómina, la seguridad social, la ARL, proceso de cobro de
incapacidades, procesos de certificaciones laborales o de prestación de
servicios y generar información institucional.
Tratamiento: El tratamiento para
los datos personales indispensables de funcionarios administrativos estará
enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de la Universidad como
Institución de Educación Superior, y serán todos los necesarios para el
cumplimiento de la misión institucional.
DATOS PROVEEDORES:
Descripción: Esta base de datos
contiene información de Proveedores de bienes y servicios de la Universidad de
la Amazonia.
Contenido: En relación con
personas naturales se obtienen los siguientes datos: nombre completo, número de
identificación, dirección, estado civil. Cuando se trate de persona jurídica se
solicitará de su representante legal: nombre completo, número de identificación.
Forma en que se obtienen los
Datos: Los datos se obtienen mediante el proceso de registro de proveedores que
ellos realizan mediante la plataforma Chairá.
Finalidad: Los datos
anteriormente mencionados, se recopilan con el fin llevar un control de los
proveedores, solicitarles la presentación de ofertas, facturar los servicios o
productos adquiridos, llevar control de pagos y de niveles de compras.
Adicionalmente esta base de datos
tiene por finalidad el cumplimiento en la ejecución de los respectivos
contratos, enviar reportes a las autoridades tributarias, de conformidad con lo
dispuesto en la normatividad colombiana
Tratamiento: El tratamiento para
los datos de los proveedores estará enmarcado en el orden legal y en virtud de
la condición de la Universidad como Institución de Educación Superior, y serán
todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional.
DATOS PQRS-D:
Esta base de datos es la que se
obtiene de todas las preguntas, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias que
realizan las personas a esta institución en todos los temas referentes a la
prestación de servicio de educación superior.
Contenido: Nombre completo del
peticionario, número de cédula, teléfono, dirección de vivienda, correo
electrónico.
Si el peticionario actúa por
medio de apoderado, se obtendrá del apoderado: nombre completo, número de
identificación, correo electrónico y número de tarjeta profesional. Forma en
que se obtienen los datos
Forma en que se obtienen los
Datos: Estos datos se obtienen mediante el diligenciamiento del formulario para
las peticiones, quejas, reclamos y denuncias que se encuentra en la página de
la Universidad de la Amazonia.
Finalidad: Estos datos se
recolectan con el fin de poder dar trámite, seguimiento y soluciones a las
peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias que las personas
realicen. Tratamiento
El tratamiento para los datos
personales indispensables para realizar preguntas, quejas, reclamos,
sugerencias y denuncias estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la
condición de la Universidad como Institución de Educación Superior, y serán todos
los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional
Bases de Datos Sensibles: Para
los efectos del manejo de los Datos Sensibles, la Universidad de la Amazonia ha
obtenido la correspondiente autorización de los Titulares cuya información
reposa en sus Bases de Datos y obtendrá la autorización de manera previa,
siempre que se trate de nuevos datos.
Para el tratamiento de los datos
sensibles la Universidad de la Amazonia ha cumplido con las siguientes
obligaciones:
- Informó
al Titular que por tratarse de Datos Sensibles, no estaba obligado a autorizar
su tratamiento.
- Informó
al Titular cuáles de los datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.
- La
Universidad de la Amazonia no condiciona ninguna actividad a que el Titular
suministre Datos Sensibles.
Registro Bases de Datos: De
conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 y una vez se encuentre
en operación el Registro Nacional de Bases de Datos para la Universidad de la
Amazonia, las bases de datos anteriormente mencionadas serán inscritas en el
Registro Nacional de Base de Datos.
Autorización del Titular para el
Tratamiento de Datos: De acuerdo al artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, La
Universidad de la Amazonia como Responsable del Tratamiento ha elaborado un
formato de “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales” y ha adoptado
procedimientos para solicitarle su autorización para el tratamiento de los
mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados así
como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se
obtiene su consentimiento.
Los datos personales que se
encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el
cual se tenga acceso, pueden ser tratados por La Universidad de la Amazonia,
siempre y cuando, por su naturaleza, sean Datos Públicos. Se entenderá que la
autorización otorgada por el Titular a La Universidad de la Amazonia, cumple
con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se
manifieste:
- Por
escrito
- De
forma oral
- Por
medio de la plataforma Chairá
- Mediante
conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que
éste otorgó a la Institución la autorización respectiva.
En ningún caso su silencio será
asimilado por La Universidad de la Amazonia como una conducta inequívoca. La
Universidad de la Amazonia ha establecido canales para que el Titular de datos,
pueda en todo momento solicitarle como Responsable del Tratamiento, la
supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha
otorgado para el Tratamiento de los mismos.
Autorización del Titular para uso
de Datos Sensibles: En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando
dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la
Ley 1581 de 2012, La Universidad de la Amazonia cumplirá con las siguientes
obligaciones:
- Informar
al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
Tratamiento.
- Informar
al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de
la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles
de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su
Tratamiento, y además obtiene su consentimiento expreso. Ninguna de las
actividades que realiza la Universidad de la Amazonia está ni estará
condicionada a que usted como Titular suministre sus datos personales
sensibles.
Aviso De Privacidad: Los datos
personales en custodia de la Universidad de la Amazonia, en su condición de
responsable, serán tratados cumpliendo los principios y regulaciones previstas
en las leyes colombianas.
Los datos personales en poder de
La Universidad de la Amazonia serán tratados conforme las finalidades que se
estipularon para cada base de datos en el presente Manual de Tratamiento de
Datos Personales de la Universidad de la Amazonia.
El Titular tiene derecho a
conocer, actualizar, rectificar, revocar, solicitar la supresión, presentar
quejas y reclamos y demás derechos contenidos en la Ley 1581 de 2012 y sus
decretos reglamentarios, respecto de los datos suministrados.
Para el ejercicio del habeas
data, el titular del dato personal o quien demuestre un legítimo interés
conforme lo señalado en la normatividad vigente, podrá hacerlo contactando a LA
UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA a través del correo electrónico atencionalciudadano@uniamazonia.edu.co
o dirigiendo una comunicación a la siguiente dirección Campus Porvenir Calle 17
Diagonal 17 con Carrera 3F - Barrio Porvenir, Tel: (+57) 8-4366160, Florencia,
Caquetá. Quien ejerza el habeas data deberá suministrar con precisión los datos
de contacto solicitados para efecto de tramitar y atender su solicitud y
desplegar las cargas para el ejercicio de sus derechos
Autorización:
Declaro bajo la gravedad de
juramento que todos los datos aquí contenidos son exactos y veraces y que la
UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA, NIT 891190346-1 me ha informado de manera previa y
expresa los derechos que me asisten, la finalidad, tratamiento y vigencia que
se le dará a mis datos personales. En consecuencia de lo anterior, autorizo
expresamente de manera libre, previa, voluntaria y debidamente informada, a la
UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA, para que haga el Tratamiento de mis datos, de
acuerdo con las finalidades y condiciones mencionadas en el aviso de
privacidad, el cual declaro conocer y aceptar.
Firma: Fecha:
AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES DE MENORES DE EDAD:
La UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA
como institución que almacena, usa, circula y recolecta datos personales
requiere obtener su consentimiento para que de manera libre, previa, expresa,
voluntaria, inequívoca y debidamente informada, autorice la recolección, registro,
almacenamiento, uso, circulación, supresión, procesamiento, compilación,
intercambio, actualización, y disposición de los datos personales que sean
suministrados y que se incorporen en la base de datos con que cuenta la
Universidad de la Amazonia, y en especial la DIVISIÓN DE ADMISIONES Y REGISTRO
Y CONTROL ACADÉMICO DE LA
UNIVERSIDAD. De acuerdo con lo
anterior, nos permitimos informarle que la recolección y tratamiento de los
datos personales obedece a la finalidad de atender adecuadamente nuestras
actividades de admisión y selección de los aspirantes a los diversos programas
académicos que oferta la Universidad de la Amazonia, específicamente en
relación con ejecutar el proceso de inscripción, revisión de los requisitos
exigidos por el programa, admisión formal a la institución y demás funciones y
servicios propios de esta dependencia que permiten el cumplimiento de las
funciones misionales institucionales.
Sin embargo, en caso de que el
aspirante resulte admitido al programa académico ofertado por la Universidad de
la Amazonia, los datos personales que aquí se recolectaron, serán tratados para
dar continuidad a todo el proceso de matrícula y la transformación de la
calidad aspirante a estudiante así como también la trasformación de la calidad
de estudiante a egresado con sus implicaciones debidas razón por la cual
solicitamos autorización por parte del representante legal del menor titular de
los datos. Los datos
personales solicitados por la
Universidad de la Amazonia corresponden exclusivamente a aquellos que resultan
pertinentes, necesarios y adecuados para el desarrollo de las finalidades
previamente informadas, motivo por el cual, en principio, no requerimos el
suministro de datos sensibles, con todo, es facultativa su decisión de
otorgarlos. La Universidad de la Amazonia pone de presente que los datos aquí
recolectados se emplean en el respeto de los derechos de Habeas Data y en
especial en el caso de los menores de edad se realiza bajo la observancia de un
interés superior del menor como los es su formación, académica cultural y
ciudadana.
Atendiendo a su condición de
representante legal del titular de los datos personales que sean recolectados
por la Universidad de la Amazonia, usted podrá formular consultas, peticiones y
reclamos ante esta dependencia con el propósito de conocerlos y/o informarse
sobre el tratamiento del que son objeto, y cuando los mismos deban ser
actualizados, modificados o rectificados. A su vez, si en el desarrollo de las
diversas operaciones que se efectúen sobre sus datos personales, usted
considera que estos han sido utilizados de manera contraria a las finalidades
autorizadas o a las normas y principios que regulan el tratamiento de
información personal, podrá comunicarse con la Universidad a través del
servicio de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y denuncias a efectos de
subsanar cualquier inconformidad o solicitar la supresión de los mismos si
fuere procedente. Si desea obtener más información en relación con los medios y
mecanismos dispuestos por la Universidad de la Amazonia para el ejercicio de
los derechos que le asisten como titular lo invitamos a consultar la “Política
de Tratamiento Datos Personales” en la siguiente dirección:
http://www.uniamazonia.edu.co Para contactarse con el Responsable del
tratamiento de la información personal, es decir, la Universidad de la
Amazonia, podrá realizarlo a través del correo electrónico
atencionalciudadano@uniamazonia.edu.co o dirigiendo una comunicación a la
siguiente dirección Campus Porvenir Calle 17 Diagonal 17 con Carrera 3F -
Barrio Porvenir, Tel: (+57) 8-4366160, Florencia, Caquetá
ESPACIO PARA EL PADRE/MADRE,
REPRESENTANTE LEGAL
X.
De acuerdo con el artículo 8 del
Decreto 1377 de 2013, La Universidad de la Amazonia ha dispuesto un mecanismo a
través del cual, el Titular puede en todo momento, y siempre que no medie un
deber legal o contractual que así lo impida, solicitar a La Universidad de la
Amazonia la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que
nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de
una solicitud. Si vencido el término legal respectivo, La Universidad de la
AMAZONIA no elimina sus datos
personales de las bases de datos,
usted tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio
que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos
personales.
DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS
DATOS
La Ley 1581 de 2012, en su
artículo 8, establece los siguientes derechos que a usted le asisten como
Titular en relación con sus datos personales:
- Conocer,
actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del
Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre
otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no
haya sido autorizado.
- Solicitar
prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
- Ser
informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar
ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen,
adicionen o complementen.
- Revocar
la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. f.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.
PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE
LOS DERECHOS COMO TITULAR.
Según el artículo 20 del Decreto
1377, los derechos de los Titulares establecidos en la Ley 1581, podrán ser
ejercidos ante LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA por las siguientes personas:
Por el Titular de los datos,
quien deberá acreditar ante LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA su identidad en forma
suficiente por los distintos medios o mecanismos que tenemos a su disposición.
Por los causahabientes del
Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante LA UNIVERSIDAD
DE LA AMAZONIA.
Por el representante y/o
apoderado del Titular de los datos, previa acreditación ante LA UNIVERSIDAD DE
LA AMAZONIA de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro
o para otro. De acuerdo con lo previsto en la Ley 1581, en sus artículos 14 y
15, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como
Titular de los datos, podrá
utilizar ante LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA cualquiera de los mecanismos que se
establecen a continuación:
1. Procedimiento para Consultas:
Los Titulares, sus
causahabientes, sus representantes o apoderados, podrán consultar la
información personal del Titular que repose en las base de datos de LA
UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA.
LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA
como Responsable del Tratamiento suministrará la información solicitada que se
encuentre contenida la base de datos o la que esté vinculada con la
identificación del Titular.
La consulta se formulará a través
de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por LA UNIVERSIDAD DE
LA AMAZONIA y en especial a través de comunicación escrita o electrónica,
dirigida a la dependencia y persona indicada. La consulta será atendida por LA
UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA en un término máximo de diez (10) días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible para LA
UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA atender la consulta dentro de dicho término, lo
informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la
fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco
(5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término. Se podrán consultar de forma gratuita los datos
personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan
modificaciones sustanciales de las directrices establecidas en este manual que
motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por
cada mes calendario, LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA podrá cobrar al Titular los
gastos de envío, y reproducción.
2. Procedimiento para Reclamos:
Los Titulares, sus
causahabientes, sus representantes o apoderados, que consideren que la
información que se encuentra contenida en las bases de datos de LA UNIVERSIDAD
DE LA AMAZONIA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o
cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes
contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante LA UNIVERSIDAD DE LA
AMAZONIA como Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las
siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante
solicitud escrita dirigida a LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA, con la
identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al
reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Al reclamo deberá adjuntarse
fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos, o documento
que lo acredite como causahabientes, representantes o apoderados.
El reclamo se formulará a través
de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por LA UNIVERSIDAD DE
LA AMAZONIA, y se dirigirá a la dependencia y a la persona indicada
Si el reclamo resulta incompleto,
LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA requerirá al interesado dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde
la fecha del requerimiento realizado por LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA sin que
el solicitante presente la información requerida, LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA
entenderá que se ha desistido del reclamo.
En caso que quien reciba el
reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en
un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
interesado.
Una vez LA UNIVERSIDAD DE LA
AMAZONIA reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos un escrito
que indique: "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un
término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicho escrito deberá mantenerse hasta
que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el
reclamo por parte de LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA será de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible para LA
UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA atender el reclamo dentro de dicho término, se
informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá
su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
3. Canales Habilitados:
Los derechos de los titulares
podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales
que han sido habilitados por LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA para dicho efecto,
los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita en la página de la
universidad en el link PQRS-D o a la siguiente dirección:
Campus Porvenir Calle 17 Diagonal
17 con Carrera 3F - Barrio Porvenir.
DEBERES DE LA UNIVERSIDAD DE LA
AMAZONIA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS.
El artículo 17 de la Ley 1581 de
2012, establece los siguientes deberes para LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA, como
Responsable del Tratamiento de sus datos personales:
- Garantizar
al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data;
- Solicitar
y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular;
- Informar
debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que
le asisten por virtud de la autorización otorgada
- Conservar
la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Garantizar
que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
- Rectificar
la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del
Tratamiento;
- Tramitar
las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
- Informar
a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
- Informar
a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información
de los Titulares.
- Cumplir
las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria
y Comercio.
MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADAS AL
TRATAMIENTO DE BASE DE DATOS:
Se protege la información
mediante mecanismos que conservan su confidencialidad, integridad y
disponibilidad, utilizando los siguientes mecanismos:
- Protección
de acceso a los datos mediante contraseñas y roles de diferentes niveles de
autoridad.
- Protección
de las contraseñas.
- Aseguramiento
del nivel de complejidad de las contraseñas de los usuarios
- Rastreo
de todas las actividades realizadas con las plataformas y sus datos.
- Procedimientos d
